type
status
date
slug
summary
tags
category
icon
password
建议阅读：
4.基础操作：发送、接收、回复、转发邮件；附件与抄送/密送
5.邮件管理：标签、文件夹、星标、搜索
8.常见问题与故障排除建议——如何应对“广告”邮件
1. 邮箱基础知识与工作原理
电子邮件就像数字时代的信件，通过服务器中转完成传递。
电子邮箱（Email）是一种通过互联网发送和接收数字信息的通信方式，每个邮箱账户都有一个唯一的地址，格式通常为“用户名@域名”。例如，
example@gmail.com 就是一个邮箱地址，其中“example”是用户名，gmail.com 是提供邮箱服务的域名。这个地址就好比您在网络世界的“邮政编码”，确保电子邮件能够准确投递到您的收件箱中。邮件地址的结构遵循
用户名@域名 的形式，其中用户名由您自行设定（通常由字母、数字组成），@ 后面的域名则由邮箱服务提供商提供。例如，上文中的 gmail.com 代表谷歌的邮箱域名。发送邮件时，系统会根据您输入的地址，将邮件通过互联网路由到对应域名的服务器，再投递到收件人邮箱里。2. 注册与设置（以 Gmail 和 Outlook 为例）
大多数邮箱服务注册都是免费的，而且过程相对类似。下面以 Gmail（谷歌邮箱）和 Outlook（微软邮箱）为例，介绍如何注册账号并进行初始设置。
注：大陆用户首推Outlook。
2.1 注册 Gmail 账号：要创建 Gmail 邮箱，您需要先申请一个 Google 账户（谷歌账户）。进入 Google 帐号登录页面后，点击“创建账号”，按照提示填写基本信息（姓名、用户名、密码等）并完成验证即可开户。
2.2 注册 Outlook 邮箱：Outlook 邮箱属于微软的 Microsoft Account（微软账号）体系。打开 Outlook注册页面（如 outlook.live.com），选择“创建免费账户”。首先挑选您的邮箱地址（可以选择 @outlook.com 或 @hotmail.com 结尾的地址），按照提示填写基本信息（姓名、用户名、密码等）并完成验证即可开户。
2.3 安全设置：无论是 Gmail 还是 Outlook，在初次登录邮箱后都建议完善安全选项。例如，绑定备用邮箱和手机号码，以便在忘记密码时用来找回账户；开启“两步验证”（双重验证），为登录增加一道短信验证码或手机通知的安全检查。
关于安全设置等事物请参考Blog下另一篇文章：
3.移动端和电脑端登录：
注册好邮箱后，需要在任意客户端上使用它（Gmail默认跳转到Gmail客户端，outlook默认跳转到outlook；多数邮箱都有默认客户端，但你可以选择其它客户端，功能与外观上会有不同）
3.1 邮箱和邮箱客户端的区别：
- 邮箱（一串号码）：指的是您在 Gmail、Outlook、QQ 等服务商注册的邮箱账号本身（左侧）
- 邮箱服务端（服务器）：虽然我们通常是在网页或App中使用邮箱，但其实所有邮件、规则（如自动回复、黑名单）等都保存在邮箱服务商的“服务端”服务器中。客户端只是一个访问窗口。
- 邮箱客户端（APP/网页）：指的是您用来访问和操作邮箱的工具，可以是网页、APP，也可以是电脑上的软件。（例如Apple Mail, Spark, Thunderbird, Gmail, Outlook)（右侧）
.svg.png?table=block&id=1f391287-1363-8049-abbe-d8c116bfb4db&t=1f391287-1363-8049-abbe-d8c116bfb4db){kind=icon}
用类比区分邮箱、邮箱客户端、邮箱服务端：
邮箱和邮箱客户端是两个东西，配套使用。你可以在Gmail里使用.outlook的邮箱，或者.edu的邮箱。可以将其类比为手机号（邮箱）和手机（客户端）来理解——你可以把你的手机卡（邮箱）装在任何手机（客户端）里使用，并且必须装在手机（客户端）里使用。——但不管在哪里登录（插卡），用的都是同一个账户（电话号）。当然，现在都是多卡手机。一个客户端可以登录很多邮箱账户。卡也可以分身，登录到多个手机上（消息会自动同步）。
服务端（Server）：就像运营商后台系统，是处理来电、短信、网络的核心基础设施。可以在此对手机号进行一定的操作（比如来电铃声，自动回复。这不是手机的功能）
3.2 客户端类别：
如无必要，建议使用默认客户端（可以换成本地版）
客户端分网页和本地两种，前者无须安装APP，相对不那么灵活。后者需要安装APP，操作相对流畅。
- 网页版客户端：例如 mail.google.com，或 outlook.com。
- 本地客户端：也可以使用电脑上的邮件客户端软件（Apple Mail, Spark, Thunderbird, Gmail, Outlook)
注：部分邮箱的权限会被限制，可能无法使用第三方客户端。多数学校处于安全考虑都开启了此限制，需要像邮箱管理员申请开放权限。
4. 基础操作：发送、接收、回复、转发邮件；附件与抄送/密送
客户端登录邮箱账号后，您就可以开始收发电子邮件了。本节介绍最基本的邮箱操作，包括如何发送邮件、查看收件、回复他人以及使用附件、抄送（CC）和密送（BCC）等功能。
4.1 发送新邮件：进入邮箱收件箱页面后，找到“新邮件”或“撰写”按钮（Gmail 中为「写邮件」，Outlook网页版中为「新建邮件」）。点击后会打开一个邮件撰写窗口。在收件人栏填写对方的邮箱地址；如有多个收件人，使用逗号分隔多个地址。然后填写邮件的主题（标题）和正文内容。如果需要，可以点击“附件”按钮（回形针图标）选择文件上传作为邮件附件（如图片、文档等）。完成内容输入后，点击发送按钮即可将邮件发出。
- 附件提示：发送附件时请注意单个邮件的附件总大小限制。大部分邮箱服务允许发送的附件总容量上限约为 25MB。如果附件超过25MB，Gmail等会自动将文件上传到云盘并以链接形式发送。超过限制的情况也可以通过压缩文件或使用云盘分享链接来解决。另请注意，不同邮箱可能会拦截某些类型的附件（例如可执行文件
.exe）出于安全考虑。
- 抄送和密送 (CC/BCC)： 在撰写邮件时，您会看到“抄送/CC”和“密送/BCC”字段。
- 抄送用于发送副本给除主收件人外的其他相关人员，所有收件人都能看到被抄送者的地址，从而知晓谁同样收到了邮件。
- 密送则与抄送相似，但具有保密性——被密送的收件人地址对其他收件人是隐藏的。
4.2 接收和阅读邮件：他人发送的邮件会根据地址自动投递到您的收件箱(Inbox)。大部分邮箱服务会定时自动检查新邮件；您也可以手动点击“刷新”或“同步”按钮立即获取新邮件。如果发件人在邮件中附加了文件，您会在邮件中看到附件名称及预览，点击即可下载或查看。
4.3 回复邮件：收到邮件后，您可以回复发件人。点击“回复”按钮，系统会自动填入对方地址并沿用原邮件的主题（通常会在前面加上“Re:”标识）。您只需要编写回复内容，然后发送即可。如果这封邮件同时发给了多人（存在抄送/群发），您可以选择“回复所有”来让每个原收件人都收到回复。一般回复不会包含对方原邮件中的附件，邮件系统会省略附件以节省空间。而转发（Forward）则是将收到的邮件直接发送给第三方，新邮件中会保留原邮件的附件。因此，若要把别人发来的带附件的邮件传给另外的人，请使用“转发”，这样附件也会一并转交；而简单回复发件人则无需附带原附件。
5 邮件管理：标签、文件夹、星标、搜索
随着使用时间增加，您的收件箱可能会积累大量邮件。良好的管理习惯能帮助您高效定位重要信息、保持邮箱整洁。本节介绍常用的邮箱整理工具：标签/文件夹、星标以及搜索功能。
5.1 标签与文件夹：多数邮箱提供“文件夹”或“标签”来分类邮件。在Gmail中，常见的系统标签有“收件箱”、“星标”、“已发送”等，您也可以创建自定义标签（例如“工作”、“网购账单”、“重要”）。Outlook和多数其他邮箱沿用传统“文件夹”结构，您可以在收件箱下新建子文件夹，然后通过移动邮件的方式进行归档分类。
此外还有“星标”或“重要”标记功能：在邮件列表中，您可以点一下星形符号 ⭐ 给某封邮件加星（Gmail），或者在Outlook中将邮件标记为重要/旗标，这样这些邮件会被突出显示或汇总到星标/重要类别中。
5.2 邮件搜索：邮件搜索是管理大量邮件的利器。现代多数客户端都内置了强大的搜索引擎。除去常规的搜索外，我们还可以：
- 按发件人：例如输入
from:alice@example.com来找Alice发来的邮件。
- 按收件人：
to:lihua@company.com可找出发给lihua的所有邮件。
- 按主题关键词：如搜索
subject:会议找到主题包含“会议”的邮件。
- 按日期范围：
after:2023/01/01 before:2023/12/31来限定时间。
- 按是否有附件：输入
has:attachment可以筛选出带附件的邮件。
注：通过界面的筛选按钮我们同样可以做到(见右侧），不一定要背这些搜索方法。
5.3 其他管理技巧：合理利用邮箱的自动分类功能
如 Gmail 默认会将邮件分成“主要”、“社交”、“推广”等标签页自动归类（可在设置中开启/关闭）。Outlook.com 则有“重点收件箱”功能，会智能识别重要邮件放入“Focused”标签，其余邮件放入“其他”标签，以减少干扰。
更多技巧请见下一节。
6. 设置规则与过滤器：自动分拣邮件、黑名单白名单、自动转发
如果您希望邮件收发能“更聪明”一些，邮箱的过滤器和规则功能可以帮大忙。通过预先设定条件，邮箱可对新收到的邮件自动执行某些操作，例如分类存放、标记已读、甚至拒收或转发。下面介绍如何用好这些高级设置：
6.1 邮件过滤器（规则）的作用：以 Gmail 为例，过滤器可以根据邮件的发件人、收件人、主题关键词、包含的文字等条件，匹配符合条件的邮件，并自动为这些邮件执行您指定的操作。例如，您可以设置一个过滤器：“如果邮件来自
news@example.com，则自动标记为已读并移至‘新闻’文件夹”，这样订阅的新闻邮件就不会挤占收件箱。
6.2 黑名单和白名单：黑名单指的是您明确阻止的发件人列表，白名单则是明确信任的发件人列表。许多邮箱支持用户自定义这些列表。
6.3 自动转发（邮箱服务端功能，非客户端）：如果您有多个邮箱，希望集中处理邮件，可以设置自动转发规则。Gmail和Outlook都支持将收到的邮件自动转发到另一个地址。
7. 进阶功能：自动回复、签名、日历整合、第三方插件、邮箱自动化
当您掌握基本的收发邮件后，可以尝试利用邮箱的一些高级功能，让沟通更高效，并与您的日常工作流程进一步集成。
7.1 自动回复（假期/外出回复）——（邮箱服务端功能，非客户端）：在您不在期间，每个发信给您的人会自动收到这段您预先写好的回复，以告知对方您暂时无法及时回复。例如，您可以写道：“您好，我目前外出，将于X日返工，期间邮件可能回复较慢。” Gmail称其为“休假回复”（Vacation Responder），Outlook则称之为“自动答复”或“外出邮件”。可设定一个时间区间以及回复内容。
7.2 个性签名（Signature）：签名是附加在每封您发出的邮件末尾的固定文本（不是手写签名），一般用于注明发件人信息和联系方式。您可以在邮箱设置中添加签名模版。在签名中，您可以写上自己的姓名、职务、公司名、电话等。
7.3 日历整合：电子邮件常常与日程安排联系紧密，比如会议邀请邮件、行程确认邮件等。像 Gmail 与 Google 日历就是联动的：当您收到航班、酒店预订等包含日期的信息时，Gmail会智能地将它们添加到您的 Google 日历中（仅您本人可见）作为提醒。同样，Outlook 邮箱与微软的日历（Outlook Calendar）也是深度集成的。
同样可在第三方日历APP中登录你的邮箱账户，然后看到你的日程。
7.4 第三方插件扩展：例如 Boomerang 是 Gmail 的一款著名插件，它提供了邮件定时发送、邮件跟踪和自动提醒功能。当您希望邮件在指定时间发送（比如下周一早上）时，Boomerang可以帮您安排。此外，Boomerang还有“收件箱暂停”“AI写作辅助”等实用功能。Notion 最近推出了“Notion Mail”功能，支持直接集成 Gmail 等账号，打通笔记与邮件。再比如，一些项目管理工具（如 Trello、Asana）提供邮箱插件，允许您直接把邮件转换为任务卡片。
7.5 邮件自动化（脚本）：对于高级用户和开发者，像 Google Apps Script 提供了对 Gmail 的编程接口，或者Outlook 提供的 VBA 脚本支持。可以实现一些定制的自动化操作。
8. 常见问题与故障排除建议
即使熟练使用邮箱，新手仍可能遇到一些疑惑或问题。下面列出几条常见问题和相应的解决思路：
- 无法登录/忘记密码：如果密码忘记，最简单的办法是使用邮箱登录页面的“忘记密码”功能。Gmail 和 Outlook 会通过备用邮箱或手机号验证码来重设密码。平时务必确保您的账号绑定了有效的恢复选项。
再次提到MFA，建议启用MFA，指纹总不可能忘带吧：
- 收不到邮件：首先检查是否网络连接正常。像微信一样，没有网络当然收不到。除此之外可能是1）对方邮箱地址拼写错误；2）您的邮箱存储已满（多数情况发件人也会收到退信）；3）邮件被误判为垃圾，去了垃圾邮件文件夹；4）发件人被您不慎拉入黑名单。……
- 邮件发送不出去：首先检查是否网络连接正常。除此之外可能是1）收件人地址无效；2）您在邮件中附带的附件过大超出限制；3）您的邮箱当天发送量过大被暂时限制。……
- 收到大量垃圾邮件：几乎每个邮箱都会收到广告、钓鱼等垃圾邮件。一般将其标记为垃圾即可，智能客户端一般就能记住。对于反复收到的广告邮件，可以尝试在邮件末尾寻找合法的“退订”链接进行退订（正规订阅源通常提供退订）。很多时候不自觉的就会订阅很多东西。
最后，如果在使用邮箱过程中有任何疑问，Gmail 和 Outlook 官方都有详尽的在线帮助中心support.google.com、support.microsoft.com覆盖常见问题。
- 作者:TechLeaf
- 链接:https://techleaf.xyz/article/email
- 声明:本文采用 CC BY-NC-SA 4.0 许可协议，转载请注明出处。
